面对COVID-19,制定应急预案正当其时

香港 — (美国商业资讯) — 新冠肺炎疫情凸显出积极主动的应急预案和危机管理对公司的重要性。Nicky Burridge的报道揭示出制定应急预案的最佳方法,以及企业如何在严峻的现实危机中保持敏捷的应变能力。

今年2月,英国最大的汽车制造商捷豹路虎(Jaguar Land Rover)派员工到中国内地取货,他们回来时箱子里装满了中国制造的汽车零部件。尽管采取了这一行动,但这个有三家英国工厂每年生产近40万辆汽车的集团仍然警告说,由于新冠肺炎疫情导致供应链中断,该集团面临着零部件可能在短短两周内用完的风险。捷豹路虎首席执行官Ralf Speth当时表示:“本周的生产是有保障的,下周也有保障,第三周……我们将缺少零部件。”

从供应链中断到消费者需求下降,再到员工无法上班,世界各地的企业都受到了新冠肺炎疫情的影响。世界经济论坛估计,短期疫情冲击可能导致2020年全球国内生产总值萎缩3%。同时,由于外游限制和保持社交距离措施预计将持续数月,经济学家预测,今年全年的企业裁员和破产水平将持续上升。

此次疫情的爆发凸显出应急预案和危机管理对公司的重要性,以及没有做好准备的后果。

在疫情爆发之前,从气候变化到地缘政治紧张局势等一系列问题也给公司的商业计划带来了更多风险。普华永道会计师事务所(PwC)法务会计的主管合伙人John Donker表示,现在管理危机已经成为商业生活中的事实。普华永道早在这场疫情爆发之前进行的《2019年全球危机调查》显示,69%的受访者称在过去五年中至少经历过一次危机,95%的受访者预计未来将面临一次危机。他说:“不管是全球性事件还是孤立事件—比如网络攻击或社交媒体攻击—都存在风险,企业如何应对和摆脱危机与企业的准备充分程度直接相关。”

国际会计师联合会(IFAC)中小型企业/中小型会计师事务所及研究部主管Christopher Arnold对此表示赞同。“在这个前所未有的不确定时代,包括中小型企业和中小型会计师事务所在内的所有组织,比以往任何时候都更需要关注危机和风险管理以及业务持续性规划。”

毕马威中国(KPMG China)反洗钱及制裁合规服务合伙人Rani Kamaruddin指出:“大多数公司都有应对台风或严重水灾等导致的短期业务中断的应急预案,然而,面对规模更大或性质更严重的挑战(例如新冠肺炎疫情爆发)时,这些预案可能是不够的。”

未能制定应急预案将对公司产生广泛影响。利华会计师事务所(NOVA CPA)创始人、香港会计师公会会员李文韬指出,潜在影响包括收入损失、企业声誉损失、人力资源问题、潜在的健康和安全责任,甚至连将来的保险费也会增加。

制定应急计划

安永会计师事务所(EY)香港及澳门区主管合伙人、公会会员陈瑞娟将应急预案形容为企业应对非常事件的蓝图,它使企业能尽快恢复正常的业务运作。她建议,应急预案的关键第一步是建立一支跨部门危机管理团队。这支团队应该包括公司负责人,以及来自一线专业人员、法律部门、IT部门、人力资源部门和企业传讯部门以及办公行政部门的代表。

德勤中国(Deloitte China)华南区主管合伙人欧振兴称,为了快速有效地应对突发事件,并将对业务的影响降到最低,公司应该在应急预案中列出关键人物,例如人力资源部、市场营销部和财务部人员的任务、角色和责任。他补充道,最成功的应急预案包含一些核心要素,包括启动和维持危机指挥中心、支持人才和战略、保持业务连续性和融资、加固供应链,以及保持与客户和商业生态系统的联系、加强数字化能力等。

Rani Kamaruddin建议,公司的预案还应该包括替代工作安排,例如建立第二办公地点,让关键业务活动可以继续进行,以减轻业务中断的影响。她补充道,在目前的情况下,一些公司不得不租用额外的办公场所,以确保他们能实行员工之间保持距离的措施。她说:“预案还应该包括确保与员工、客户和第三方(例如供应商)及时准确地进行沟通的措施,向他们保证在这些困难时期你会与他们并肩作战。”

Christopher Arnold建议中小型企业和中小型会计师事务所以预防、准备、应对和恢复(PPRR)框架为基础制定应急预案,以确保对公司运营的干扰最小。他说,公司应该考虑的因素包括:哪些物资对维持业务运营至关重要,如果全球供应链中断,如何获得这些物资,以及每天和每周密切监控现金流等等。国际会计师联合会的《中小型会计师事务所实务管理指南》包含风险管理单元,内容涉及业务持续性规划和灾后恢复。

“业务持续性规划和灾后恢复的关键是将其视为一个整体功能,并在一份预案中记录不同组成部分。”Christopher Arnold说:“它可以包括一个应急包,里面有文件,例如员工的联系方式、客户和供应商的详细信息、财务信息和银行信息,以及保险公司的详细信息。它可能包括备份硬盘等设备和安全代码。”

他补充道,公司应该准备一份程序手册,完整记录流程和操作,并应该安全可靠地保管整个应急包,或可进行异地保管。

利华会计师事务所的李文韬说,他在制定其公司的应急预案并为客户提供应急预案建议时,一定会考虑公司的IT基础设施,包括备份和恢复系统。他说:“如果IT人员无法对数据中心进行实际管理,那么公司在应对当前的危机时就可能遇到困难。这就是基于云的全自动灾后恢复服务的用武之地。”

企业软件公司Blackline亚太和日本区高级副总裁兼总经理Terry Smagh认为,拥有数据访问权限对于帮助公司准备好应对不确定因素和危机的确非常重要。“数据就是力量,能获取和沟通可靠信息的公司将做好充分准备,甚至在问题变成危机之前就能识别出它们。”他说:“财务团队需要获得关键业绩指标和财务指标,包括实际指标和预测指标。通过将这些信息组织到控制面板中,领导者可以快速评估并更快地做出决策。”

企业面临的风险不断变化,因此,应急预案不应该被视为制定完就可以放到一边的一次过工作。相反,Christopher Arnold表示,对公司的预案和方法需要定期进行检查,在目前的环境下,公司可能每天都要进行这项工作。

在实施应急预案之前,还应对应急预案进行测试。普华永道的John Donker说:“在危机发生之前用模拟情景对应急预案进行压力测试,将让公司有机会解决任何问题。”

掌握弹性的工作方式

在当前的危机中,引入弹性灵活的工作方式已成为许多公司应急预案的重要内容。负责安永跨部门危机管理团队的陈瑞娟说,安永在应对新冠肺炎疫情时的首要任务是保障员工福祉。因此,该事务所在1月推出了弹性的工作安排,包括居家办公和团队轮流上班,在保障员工安全的同时继续照常运营。

利华会计师事务所的李文韬建议,企业在安排居家办公时,应该征求企业各部门的意见以确保顺利过渡,并形成书面政策,让员工有明确的指引。他说:“设定目标并制定指导方针,帮助远程办公的员工知道对他们的期望是什么,这样他们就可以在期限之前成功完成任务。”

但是,让员工在公司的IT网络和基础设施之外工作会带来访问权限和安全方面的挑战。因此,John Donker说,公司必须确保员工拥有能安全远程工作的技术,包括拥有笔记本电脑和使用虚拟专用网络(VPN)连接到公司系统的方法。他补充道,公司还应该对VPN的带宽进行压力测试,以确保有足够能力让所有关键员工同时访问该网络。

在使用第三方应用程式等新型协作工具时,关注数据安全性和保密性也很重要。欧振兴说:“有些工具的技术和用户体验都很先进,但安全保障能力相对较差,可能会导致数据泄露。另外,向其他国家的相关方发送信息(例如个人信息)时,检查是否允许跨国数据传输也很重要。”

Rani Kamaruddin建议,应将基于云的解决方案融入公司的整体业务应急预案:“建立云办公室可以实现更有效的合作,而远程桌面访问可能是一种让员工能继续居家办公的解决方案。”

John Donker强调,除了技术之外,还需要考虑人的因素,雇主和员工之间应该建立起一种信任和尊重的文化。“对于一些人来说,在没法与同事互动的情况下远程工作可能是一种孤独隔绝的体验,尤其是当危机的原因本身是健康危机这种令人担忧的问题时。”他说:“我们建议雇主应建立支持机制,确保员工与团队保持联系,增强员工对企业的归属感。”

Christopher Arnold表示同意:“管理层需要认识到业务中断将以不同方式影响着员工,例如工作和家庭生活的平衡方面,尤其是有孩子的员工。灵活的方法是至关重要的。”

首席财务官和注册会计师的作用

在这些情况下,首席财务官的首要任务应该是进行财务压力测试并控制好支出。陈瑞娟说:“如果影响很大,且以前的预算假设和商业计划已经不再适用,那么首席财务官应该随机应变,对其进行修改。”

欧振兴建议,首席财务官还应该检查公司现有的债务和信贷便利,以确保有现金可用。他说:“最重要的是,首席财务官还应该评估公司的可用资源状况并制定计划,在公司从亏损中恢复的同时,迅速减少现金流出以节省现金。”

李文韬补充道,首席财务官应该建立一个短期现金流监控系统,以预测现金流问题并监控流动性风险。他说:“他们还需要严密关注营运资本,尤其是与收取应收账款和管理库存积压有关的营运资本。”他指出,企业还需要监控直接成本的上升,以及这种成本上升对整体产品利润率的影响。在某些情况下,可能需要迅速采取行动,与供应商或客户重新谈判新条款。

首席财务官还需要评估危机情况下可能造成的任何潜在损失,例如,他们可能不得不取消预期能带来销路和收入的现场活动,并想办法填补这一空白。

一般来说,注册会计师在帮助客户制定危机预案方面可以发挥重要作用。他们可以利用他们对公司业务运作中相互依存关系的深刻了解,帮助公司制定、评估和测试其应急预案,包括在企业内部运行模拟情景。陈瑞娟指出,注册会计师可以帮助企业制定相应的风险管理策略,并根据不同情景进行风险识别和分析,这些都是制定应急预案的有机组成部分。

他表示,注册会计师还可以帮助公司对未来一至三年的财务计划进行压力测试,在压力测试中考虑多种不同情景。他补充道,遇到危机时,公司可能需要帮助来修改商业计划或预算以随机应变,同时也需要检查运营成本以减少任何非必要开支。

Terry Smagh表示,注册会计师可以通过对客户财务资产和资源提供实时可见性和分析来帮助客户。他说:“能实时取得深入见解而不是数月前数据的注册会计师将使企业领导层能迅速做出调整,以满足客户和利益相关者的需求,并在困难时期做出有效反应。”他补充道,能够获取信息有助于评估替代措施的可行性,或计算出公司面临的各种问题的内部及外部风险,帮助企业确定最佳的前进方向。

Christopher Arnold指出,中小型会计师事务所已经对客户的业务运作有了广泛了解,这使它们非常适合在危机中提供帮助。

他认为,在某些情况下,注册会计师能就新的商业模式向客户提供建议,比如帮助一家餐馆提供外卖服务,包括管理在线支付和送餐,而对于其他在封锁期间不得不完全关店的餐馆,他们可以帮助其获得政府支持,与供应商或债权人重新协商付款事宜,并研究可以出售哪些资产来筹集现金。

“新冠肺炎疫情危机可能会改变历史的进程。”他说:“飘忽难测的环境为专业会计师提供了机会,他们作为值得信赖的战略性商业顾问将发挥更大作用。”

综合报告如何缓解危机

综合报告可以帮助公司建立可持续商业模式,更好地缓解危机。这一做法始于全球金融危机之后,旨在帮助企业认识到财务以外的价值和风险。

国际综合报告理事会(IIRC)首席战略官Jonathan Labrey解释道:“如果公司只管理财务资源,只对财务业绩负责,就会错过很多潜在价值,比如人力资本价值、知识资本价值和其他类型的价值,而这些价值都是建设可持续发展的企业所需的。”

他补充道,与此同时,公司还需要认识到以前被认为是非财务风险的问题,例如短期、中期和长期的气候变化,因为现在这些问题对企业财务构成了风险。Jonathan Labrey说:“把财务问题和非财务问题分开已经不再能满足要求了。”

综合报告也是为了结束公司内部的孤岛式思维和决策,转而将公司内部的不同团队和信息连接起来,促进综合思维。

国际综合报告理事会制定了一个框架,帮助公司识别不同类型的资本,在不同时间范围内驾驭不同风险,以创造可持续的长期价值。他说:“融入这些元素是确保公司建立有弹性的商业模式的最佳方式,它可以帮助公司在非常困难的时期中把握方向,就像我们正在经历的时期一样。”

综合报告也可以成为公司应急预案中的有力工具,因为它凸显出公司未来可能面临的各种挑战。Jonathan Labrey说:“它提供了洞察力和预见性,作为一种治理工具确实很有帮助,应该有助于支持企业制定应急预案。”

他补充道,公司在危机发生后往往会采用综合报告,他预计随着公司走出当前困境,这种做法会越来越多地被采用。“我们希望我们的框架能成为一个有用的工具,即使我们开始从当前的危机中恢复过来,它也可以帮助企业渡过未来充满不确定性的困难时期。”

在普华永道的《2019年全球危机调查》中,69%的受访者称在过去五年中至少经历过一次危机,95%的受访者预计未来将面临一次危机。

(本文为编译版本,原文首发于香港会计师公会会员杂志《A Plus》2020年第4期。)

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