灵活办公,助力企业打造健康多元的工作环境

一场突如其来的新型冠状病毒疫情牵动人心,随着复工日的陆续到来,大批企业出于对员工安全的考量,也使以远程办公为主的灵活办公模式从小众逐步走向大众视野。其实,一些企业在建立之初就制定了合理的办公空间策略(Workplace Strategy,以下简称WPS),利用智能设备、云系统等办公技术,为其员工创造了远程办公的条件。而疫情之下,办公空间设计公司Space Matrix(慕雅建设)亦推出颇为人性化的办公政策——非必要前往公司的员工可申请在家办公,而对因自身需求须前往公司的员工,公司也为其打造相对安全、健康的办公空间。

Space Matrix上海办公室

Space Matrix上海办公室

可持续发展是Space Matrix精神的核心部分,这一点也体现在其上海办公空间:不仅是在空间中增添大量的绿植元素,更是在前期就做好了完整的规划。从消耗节能、无纸化办公,再到最大限度上利用空间的格局设计,让上海办公空间能更具灵活性和协作性。

“作为一家专注于办公空间设计的国际化设计咨询公司,Space Matrix(慕雅建设)海外办公室如新加坡、印度办公室都十分重视并关心此次疫情对员工的影响,此外上海、北京以及香港办公室也积极响应政府号召,实施灵活办公。” Space Matrix上海办公室总经理蒋鸿飞先生介绍道,“因业务性质,我们拥有跨地域团队合作的经验,因此我们的员工对远程办公技术非常熟悉。目前在家办公的员工可以通过访问公司的云系统进行线上办公,并可与各地区的同事达到密切协作。另一方面,我们也考虑到IT、项目管理、施工等服务团队所需的设备支持,因此他们也可以错峰回办公室处理工作。” Space Matrix通过运用Google共享平台和网络云硬盘等设备,利用办公技术实现公司与家同步链接线上服务器,以为员工打造高效、便捷的办公体验。

蒋鸿飞先生Space Matrix上海办公室总经理

蒋鸿飞先生Space Matrix上海办公室总经理

但对大多数企业而言,面临的挑战是如何在100%远程灵活办公的条件下,既保证员工相对安全健康,又保证工作效率。而通过近期实践,蒋鸿飞先生就怎样提升工作效率,给出以下建议,“首先,依据技术支持,制定阶段性工作目标。其次,减少沟通时间成本,分组进行小规模讨论,将人数控制在3-5人。如果条件允许,建议视频会议,降低空间限制下的距离感,增强参与感。管理团队有效制定清晰、透明的工作计划和目标,员工及时汇报工作完成进度和内容,双方面增强团队间的了解度,从而提高效率。”

Polestar 上海 | Space Matrix

Polestar 上海 | Space Matrix

Polestar是沃尔沃汽车集团旗下的新能源汽车品牌,其前卫的汽车设计能够减少对传统内燃机的依赖。凭借其产品的创新性,Polestar拉开了与同领域一些顶级企业的竞争序幕。未来科技是他们业务的核心部分,因此,Space Matrix为其打造的办公空间也将这种创新精神融入到员工的日常工作生活中,并荣获了相关办公空间设计大奖。

当然,在居家远程办公于实践中不断改善的同时,企业对于未来办公空间的设计和利用的思考也在不断翻新。随着社会的变革、科技的发展、千禧一代的崛起以及员工对于办公环境期望的改变等多项因素,推动了办公空间的不断变革,灵活办公也应运而生。据国际房地产咨询服务机构仲量联行曾预计,到2020年中国一、二线城市近30%的甲级办公楼将具备灵活办公空间,以满足企业不断变化的办公需求。越来越多企业开始意识到办公环境对工作业绩的影响,并通过以员工为中心的办公空间设计来提高员工的满意度、敬业度,从而最终提升业务的转化。

“当下企业越来越需要制定合理的Workplace Strategy。在行动前,可以先思考这几个问题:企业是否适合灵活办公?办公空间是否传递了正确的品牌形象?什么样的办公空间设计才最适合公司业务需求?而这些问题的答案也是Space Matrix希望为客户提供WPS服务的原因。” 蒋鸿飞先生说,“WPS通过技术手段搜集数据,例如工位、会议室的使用率,或直接访问高层领导、中层管理层、甚至一线员工,深入了解员工工作状态和需求,而不仅仅是考虑空间设计的美观性。通过对员工的工作状态、行为模式的变化等多方位分析,如移动性需求、工作协作性比例等,我们与客户一起制定适合他们且高效的办公空间策略。在优化办公空间设计及使用水平的同时,帮助企业吸引人才、改善员工体验、增强归属感、提高员工办公效率,还能降低运营成本,进而帮助企业实现业务增长。”

微软 台北 | Space Matrix

微软 台北 | Space Matrix

Space Matrix为微软台北办公室的设计融入当地文化元素和智能技术,设计适合一系列灵活功能的办公环境,以满足微软公司想要体现的不断创新的设计思想,同时实现技术和创新人性化。

如今,灵活办公拥有多种可能性,但企业还是需根据自身性质及需求出发,为员工创造更人性化、合理化的空间设计和办公选择,以满足员工的办公需求、增强员工专注度、敬业度及用户体验,从而为企业创造更大价值。而Space Matrix致力于为客户打造一个以用户为中心、集美学与功能为一体的办公空间。通过定制化的办公空间设计将企业愿景与员工用户体验相结合,为客户设计交付可持续的、面向未来的、可盈利的工作场所解决方案。

matrix办公环境

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